Оптимизация времени. Тайм-менеджмент.

[Лекка]

Привет.
На тренинге по тайм-менеджменту вчера прозвучала интересная фраза: работа отнимает столько времени, сколько на нее отведено и плюс еще чуть-чуть.
В связи с этим вспомнила разговор недельной давности с коллегой по работе.
На перекуре пожаловалась, что надоело тратить все выходные на уборку (каюсь, уже исправляюсь). А она сразу не задумываясь, отвечает: "А ты приглашай на субботу к двенадцати часам дня гостей..."
Нахохотались потом от души, но ведь правда, время - интересная штука - если должны прийти гости, за 2 часа делаешь ровно столько же, сколько в другое время будешь делать 2 дня.
Парадокс.
_________________
Ребята, скоро выходные - послезавтра уже среда!!!

[Гость]

Лекка,расскажи,пожалуйста,поподробнее про свои тренинги.Очень уж интересно!!

[Лекка]

Привет,
извините, сейчас очень напряженно со временем - обещаю, или через пару часов или завтра - расскажу.
_________________
Ребята, скоро выходные - послезавтра уже среда!!!

[Лекка]

Привет.
Ну вот я добралась до рассказа про тренинг по тайм-менеджменту.
Конечно, многое, как оно и бывает, надо воспринимать с коэффициентом, но есть вещи, которые стоит взять на вооружение, хоть на первый взгляд они и кажутся невыполнимыми.
То, что рабочий день надо планировать, теоретически знают все, но мало кто это делает.
Я в предверии тренинга почитала какую-то литературу и целую неделю прожила в "режиме планирования".
Чесно говоря, тяжелее всего было заставить себя в режиме цейтнота тратить время на написание планов. Но результат незамедлил сказаться уже на третий день.
Способов планирования раб. дня несколько. При всех обязательно (!) надо не полениться и выписать свои обязанности и дела, начиная с общих, глобальных, и кончая срочными вопросами, которые висят "домокловым мечем"
Можно заниматься так наз. линейным планированием, т.е. расписать свой день по минутам, что непросто, но эффективно.
Мне же показалось интереснее проектное планирование.
Попробую обьяснить на примере. Я маркетинг-координатор по договорам.
В мои обязанности входит проверка новых договоров, отправка их на подписание, подготовка для клиентов актов, счетов и фактур, проверка и подписание этих документов, отправка их на оплату, отслеживание, чтобы оплата и предоставление док-тов делались вовремя. Т.Е. в основном, рутинная работа с бумагами и цифрами, периодические выяснения отношений с бухгалтериями клиентов, разруливание кризисных ситуаций.
Все это я расписала на бумаге. Поскольку работаю с разными отделами, появилась идея заниматься одним отделом в день (насколько это реально - еще не знаю)
А вот теперь сам план.
У меня во вторник и пятницу отправка счетов в Питер на оплату, причем я строго привязана и ко дню и ко времени, т.к. курьер приезжает ровно в четыре. Обычно это превращается в гонку, т.к. я в 2 час. Сажусь за подготовку и тут начинается - срочные звонки от клиентов, свои ребята с неотложными вопросами и т.д. Как результат, я лихорадочно проверяю счета, кричу охране в трубку, чтобы не отпускали курьера и к его отьезду вымотана настолько, что полчаса минимум ничего не в состоянии делать.
Поэтому я сразу на вторник и пятницу забила отправку счетов с 12 до 2. Остальные дела равномерно раскидаkа в остальные дни, учитывая графики работ коллег и тот факт, что, например, документами клубов и ночных ресторанов лучше заниматься после обеда, т.к. если возникают вопросы - до обеда там все спят.
Самое важное и трудоемкое в составлении плана - это учесть именно такие нюансы своей работы.
Следующим этапом я прошлась по конкретным делам, которые необходимо сделать срочно (сложный клиент, трудный договор, оплата, которую надо согласовать с клиентом) и тоже раскидала по дням. В последнюю очередь на понедельник и вторник дописала дела, которые надо бы сделать, но не так срочно.
Т.е. план как бы состоит из 3-х частей.
Общие дела без конкретики (типа "9.00-11.00 - сделать докуметы для Ярославского офиса).
Конкретные (позвонить в бухгалтерию и спросить, как мы можем оплатить рекламные услуги ООО "Радуга" без договора).
И не срочные (разгрести кучу копий на столе). Если это не сделается в понедельник, я со спокойной совестью перенесу на вторник.
Желательно прикинуть, сколько каждое дело займет по времени, это очень сложно, но тоже есть свои хитрости. Если кого-то заинтересует - расскажу.
А вот теперь главное (граждане трудоголики, не бейте меня, мы на тренинге тоже чуть не побили тренера) распланированные дела должны занимать 60% (!!!) рабочего времени и не больше.
Остальное время оставляется на форс-мажорные обстоятельства. Если этого не делать, любое незапланированное дело пустит под откос весь план и в конце рабочего дня останется только неудовлетворенность и раздражение. А это значит, что завтра вы плюнете на план и все покатится по-старому.
Не знаю, интересно ли и понятно ли я рассказываю. Если кого-то заинтрересовало - пишите.
_________________
Ребята, скоро выходные - послезавтра уже среда!!!

[Сканди]

Лекка, спасибо за подробный рассказ, мне было очень интересно и я не отказалась бы услышать еще

Девочки, опять-таки, продолжая месячник разбора бумажных и электронных документов, наткнулась на интересную статью под названием "Домашний вариант тайм-менеджмента"
Взято с сайта Козлова Н. Оригинал и куча полезных и не очень статей на тему планирования и учета времени, денег и проч.
_________________
Счастье-в детях

[Maybe]

Лекка, как ты все понятно по полочкам разложила! Спасибо!
Попробую взять на вооружение
_________________
Есть два способа управлять женщиной. Но их никто не знает!

[lorchik]

Сканди спасибо ОГРОМНОЕ за файл - читала с упоением

[Сканди]

[Лекка]

Всем привет
Если действительно интересно, вот еще одна "научная идея".
В течении 2-3 дней заставьте себя скурпулезно записывать все дела - не надо тратить на это время - очень коротко, сокращенно, но все!
Дальше нарисуйте квадрат, состоящий из 4-х квадратов внутри.
Ох, не умею я картинки вставлять. Представьте, просто четыре большие клетки (2х2) Над левой верхней клеткой напишите "важные", над верхней правой "неважные". Слева от верхней левой клетки напишите "срочные", ниже - "несрочные" Понятно ли?
Все дела надо разместить в клетках:
верхняя левая - важные и срочные дела, верхняя правая - неважные, но срочные, нижняя левая - важные, но несрочные, нижняя правая - неважные и несрочные.
А теперь поразмышляйте:
Безусловно, планировать день надо, исходя, в первую очередь из "важ. и сроч.", но задумайтесь - большинство из них несколько дней назад были в категории "важные и несроч.", а поскольку вы их не сделали, они перекочевали в этот "цейтнотовый" квадрат.
Теперь уделите пристальное внимание послед. квадрату "неважные и несрочные" - чаще всего это никому не нужные действия, выполняемые по привычке. Вот как раз квадрат - способ задуматься и начать их вычеркивать.
Еще один признак цейтнота в работе - если у вас в этом квадрате оказался обед.
Кстати, квадрат этот изобрел Эйзенхауэр (который американ. президент).
Мне кажется, им можно пользоваться и планируя домашние дела, прорисовывая хотя бы мысленно. Если вы драите до блеска раковину, а на плите булькает почти готовая картошка в мундире - это "правый нижний"
Остановите меня, что-то расписалась!
_________________
Ребята, скоро выходные - послезавтра уже среда!!!

[Сканди]

[Анка]

Лекка, пиши дальше!!!!
Сканди, спасибо за файл!!!

[furlaXXL]

Всем Привет!Я очен заинтересована в этой программе и хочу спросить у вас пару советов.Я тут наверное всю неделю у компьютера сидела и все вас читала и читала,ничего не делала,был отпуск,и читала.У меня вопрос,если вы работаете, как вы планируете свой день чтоб все успеть?Я например встаю гдето в семь или полседьмого,в восемь надо уже из дома уходить а прихожу вечером в восемь гдето.потом совсем усталая и ничего делать нехочется,зато на полную уборку уходит вся суббота ,тоже жалко.У меня думаю немного проблема менеджмента времени,поэтому незнаю как это распределить.И как можно делать утреннюю рутину если нет на это времени?У меня только муж,детей нет,работаем оба,вечером почти никогде не готовим,вот такие тараканы.Да и еще вопросик,конечно если домохозяйка как в программе расписано,то да,пожалуй всё можно успеть,и уборку, и зоны каждый день и горячие точки, а если так мало времени?посоветуйте и расскажите как вы это делаете?Спасибо огромное уже заранее!!!!!!!!!!!!

[Лекка]

Привет.
У меня похожая ситуация. Оба с мужем работаем, утром я, как сова, ничего не соображаю и опаздываю, вечером - ни на что нет сил.
Поэтому мои попытки войти в систему очень скромные.
Начала я с расписывания больших и красивых рутин... на которые не хватало времени.
После нескольких безуспешных попыток выработала для себя "усеченный вариант":
Утром муж протирает раковину в ванной, я влажной салфеткой протираю унитаз, мою чашки из-под кофе, два раза внеделю прохожу тряпочкой по стенкам холодильника.
Вечером у меня по плану - по 5 мин. на каждую комнату, что-нибудь поделать. Причем, 4 дня в неделю, чтобы один день можно было со спокойной совестью прогулять. Кроме того, я себе намечаю еще по одному маленькому делу - разобрать холодильник, разобраться со счетами, 10 мин. поразбирать один шкаф. Мужу я тоже подкидываю что-нибудь ненавязчивое. Например, в рекламе протереть подоконники...
Этого, наверное, мало, но субботние авралы за несколько месяцев превратились постепенно в пылесос и протирку пыли.
Для себя я поняла, что пока это мой максимум. Может быть, со временем, когда эти дела устаканятся, я буду потихоньку добавлять еще. Да, еще очень спасает привычка, к кторой я себя приучаю ежедневно, переходя из одной комнаты в другую, осматриваться - не надо ли что-нибудь из вещей прихватить с собой.
_________________
Ребята, скоро выходные - послезавтра уже среда!!!

[Hoffnung]

furlaXXL , может мои маленькие советы тебе помогут. Я очень неорганизованная хозяйка и многому учусь у здешних девочек, у которых просто огромные успехи, но за год в системе смирилась с тем что так не смогу Но тем не менее без этой системы мой дом пришёл бы наверное в совершенный упадок. Я встаю в семь, правда ухожу в девять тридцать, прихожу в полвосьмого восемь, но у меня муж и двое взрослых сыновей, так что возвращаюсь я не совсем в тот порядок который оставила утром Утром проснувшись я сначала занимаюсь собой, пью водичку, потом туалет, потом душ. После туалета кстати сразу протираю бачок, сиденье унитаза и ободок влажной детской салфеткой, я их специально купила для этой цели, очень удобно, не надо перчатки надевать Потом закладываю бельё в машинку, стараюсь что то приготовить или делаю заготовки для ужина. Проветриваю комнаты, застилаю постель. На завтрак с мужем уходит полчаса но мне это нравится, так как утром мы можем спокойно что то обсудить (вечером иногда нет сил и желания)
Придя с работы быстро что то готовлю или разогреваю и ужинаем. Занимаюсь бельём, снимаю сухое, вывешиваю мокрое если утром не успела, стирка практически каждый день Загружаю посуду в посудомойку, разгружают дети и пылесосят тоже они на неделе. Вечером всегда привожу в порядок кухню, вытереть поверхности, плиту, раковину, это быстро если по чистому. В идеале распланировала себе маленькую уборку в каждой зоне по 10 минут не в один день час, а каждый день десять минут, не всегда получается, но всё же лучше чем ничего, у меня ещё и суббота рабочая, хоть и до четырёх, но жаль тратить воскресенье на уборку. Да, вечером после умывания обязательно мою раковину в ванной и второй унитаз. Ну вот гдето так, особой чистоты у меня нет, но не зарастает вроде.

[Shivaree]